PowerPointで誤字・脱字をチェックする方法｜スペルチェック・文章校正の使い方を解説
PowerPointで資料を作成していると、「誤字や脱字がないか確認したい」「プレゼン資料の文章をまとめてチェックしたい」と思うことがあります。
特に仕事や学校で使用するプレゼン資料では、ちょっとした誤字や文字の抜けが資料全体の印象を悪くしてしまうことがあります。
PowerPointには、入力した文字の誤りを確認するためのスペルチェックや文章校正機能が用意されています。
また、PowerPointの機能だけでは確認しにくい文章については、WordやMicrosoft 365のAI機能などを組み合わせてチェックする方法もあります。
この記事では、PowerPointで誤字・脱字をチェックする方法を初心者向けに詳しく解説します。
PowerPointで誤字・脱字をチェックする方法
PowerPointで誤字や脱字を確認する主な方法は次のとおりです。
- PowerPointのスペルチェックを使用する
- 「校閲」タブから文章を確認する
- 赤い波線・青い波線を確認する
- スライドを一覧表示して目視チェックする
- PowerPointの文章をWordに移して確認する
- Microsoft 365のCopilotなどを利用する
- PDF化して最終確認する
それぞれ特徴が異なるため、資料の重要度に応じて複数の方法を組み合わせるのがおすすめです。
PowerPointのスペルチェックを使う
PowerPointには、入力した文章のスペルなどを確認するためのスペルチェック機能があります。
スペルチェックを実行する方法
- PowerPointで資料を開く
- 「校閲」タブをクリック
- 「スペルチェック」をクリック
- チェック結果を確認する
誤りの可能性がある文字が見つかると、修正候補が表示されます。
候補を確認しながら、
- 修正する
- 無視する
- すべて無視する
- 辞書に追加する
などの操作を行います。
PowerPointで文章を大量に入力している場合は、手作業ですべて確認するよりも効率的です。
赤い波線が表示されたら確認する
PowerPointで文章を入力していると、文字の下に赤い波線が表示される場合があります。
これは、PowerPointがスペルなどに問題がある可能性を検出している状態です。
例えば英単語のスペルが間違っている場合などに、赤い波線が表示されることがあります。
該当する文字を右クリックすると、修正候補を確認できる場合があります。
赤い波線があっても必ず誤字とは限らない
注意したいのは、赤い波線が表示されたからといって必ず間違いとは限らないことです。
例えば、
- 商品名
- 人名
- 会社名
- 固有名詞
- 専門用語
- 略語
などは、PowerPointの辞書に登録されていないため、誤りとして判定されることがあります。
そのため、修正候補を確認したうえで、本当に誤字なのか判断する必要があります。
PowerPointで脱字をチェックする方法
誤字の場合はスペルチェックで発見できることがありますが、脱字は自動チェックだけでは見つけにくい場合があります。
例えば、
「会議資料を作成しました」
と入力するところを、
「会議資料作成しました」
としてしまった場合、文脈によっては明確な誤字として検出されない可能性があります。
そのため、脱字を確認するには文章そのものを読み直すことが重要です。
一文ずつ読み上げる
脱字を見つける方法として効果的なのが、文章を声に出して読むことです。
目で見ているだけでは気づきにくい文字の抜けも、声に出して読むことで発見しやすくなります。
特に、
- 助詞の抜け
- 「です」「ます」の抜け
- 数字の抜け
- 日付の間違い
- 単位の抜け
などを確認しやすくなります。
PowerPointの文章を目視でチェックする
プレゼン資料では、スペルチェックだけに頼るのはおすすめできません。
PowerPointには文章以外にも、
- 数字
- グラフ
- 表
- 図形
- 画像
- 日付
- URL
- 注釈
など、確認するべき情報が多く含まれているためです。
チェックする項目
資料を完成させたら、次の項目を確認してみましょう。
| チェック項目 | 確認内容 |
| 誤字 | 漢字や文字が間違っていないか |
| 脱字 | 必要な文字が抜けていないか |
| 変換ミス | 漢字変換が間違っていないか |
| 数字 | 数値に間違いがないか |
| 日付 | 年月日が正しいか |
| 固有名詞 | 人名・会社名などが正しいか |
| 英単語 | スペルが正しいか |
| 表記 | 同じ言葉の表記が統一されているか |
| 単位 | 円・％・kgなどが抜けていないか |
| URL | アドレスに間違いがないか |
スライド一覧表示でチェックする
PowerPointの誤字・脱字を確認するときは、スライドを1枚ずつ確認するだけでなく、スライド一覧表示を利用するのもおすすめです。
スライドを一覧で確認すると、資料全体の流れを確認できます。
例えば、
「このスライドだけタイトルの表記が違う」
「このページだけフォントサイズが違う」
「同じ言葉なのに漢字とひらがなが混在している」
といった問題を発見しやすくなります。
PowerPointで表記ゆれもチェックする
誤字・脱字と同時に確認しておきたいのが「表記ゆれ」です。
例えば資料内で、
- 「ユーザー」と「ユーザ」
- 「ウェブ」と「Web」
- 「データ」と「DATA」
- 「おすすめ」と「オススメ」
- 「出来る」と「できる」
など、同じ意味の言葉が複数の表記になっていることがあります。
これは誤字ではありませんが、資料の統一感を損なう原因になります。
特にビジネス資料では、表記ルールを決めてから資料全体を確認すると読みやすくなります。
PowerPointの文章をWordでチェックする
PowerPointだけで文章を確認しにくい場合は、文章をWordにコピーして確認する方法もあります。
Wordは文章作成に特化しているため、長い文章をチェックするときに便利です。
Wordを使ったチェック方法
- PowerPointで文章を選択する
- コピーする
- Wordを開く
- 文章を貼り付ける
- Wordの校正機能を利用する
- 修正候補を確認する
特に、プレゼン資料に長い説明文や原稿を入れている場合に便利です。
PowerPointの読み上げ機能を利用する
文章の誤字・脱字を確認するときは、読み上げによるチェックも効果的です。
自分で文章を読むと、頭の中で正しい文章に補完してしまうことがあります。
例えば、
「売上を前年比10％向上させる」
という文章を、
「売上を前年比10％向上させる」
と正しく認識しているつもりでも、実際には文字が抜けている可能性があります。
音声で読み上げると、不自然な部分に気づきやすくなります。
CopilotなどのAIで誤字・脱字を確認する
Microsoft 365の環境によっては、CopilotなどのAI機能を利用して文章を確認する方法もあります。
例えば、文章をAIに確認させて、
「この文章に誤字・脱字がないか確認してください」
「表記ゆれがないか確認してください」
「ビジネス資料として不自然な文章がないか確認してください」
といった指示を出す方法があります。
ただし、AIが指摘した内容が必ず正しいとは限りません。
特に、
- 固有名詞
- 社内用語
- 商品名
- 専門用語
- 数値
などは、最終的に人間が確認することが重要です。
数字の間違いは特に注意
PowerPointの資料で特に注意したいのが数字です。
誤字・脱字だけでなく、
「10％」を「100％」
「2026年」を「2025年」
「1,000万円」を「100万円」
のように、数字を間違えると資料の内容そのものが変わってしまいます。
数字についてはスペルチェックだけでは十分に確認できません。
そのため、元となる資料やExcelなどと照合することをおすすめします。
PowerPointの誤字・脱字を効率的にチェックする手順
資料を完成させる前に、次の順番でチェックすると効率的です。
1．まずスペルチェックを実行する
最初にPowerPointのスペルチェックを実行します。
機械的に検出できる問題を先に修正します。
2．文章を目視で確認する
次に文章を一文ずつ確認します。
この段階では、
- 誤字
- 脱字
- 変換ミス
- 不自然な文章
などを確認します。
3．数字を確認する
次に数字だけを重点的に確認します。
- 金額
- 日付
- 割合
- 件数
- 年度
- ページ番号
などをチェックします。
4．表記ゆれを確認する
同じ意味の言葉が資料内で統一されているか確認します。
5．スライド全体を確認する
最後にスライドショーを実行し、実際のプレゼン画面と同じ状態で確認します。
編集画面だけでは気づかなかった問題を発見できることがあります。
スライドショーで最終確認する
PowerPointの資料は、最終的にスライドショーで確認するのがおすすめです。
スライドショーにすると、
- 文字が小さすぎる
- 行間がおかしい
- 文字が切れている
- 図形と文字が重なっている
- 文章が途中で見えなくなっている
といった問題も発見できます。
つまり、誤字・脱字だけでなく、実際に発表したときに問題がないかまで確認できます。
誤字・脱字チェックで注意したいポイント
自動チェックだけに頼らない
PowerPointのスペルチェックは便利ですが、すべての誤字・脱字を発見できるわけではありません。
特に日本語の脱字や文章の意味に関する間違いは、人間による確認が重要です。
数字は元データと照合する
数字については、元となるExcelや資料と比較しましょう。
固有名詞を確認する
人名・会社名・製品名などは、自動チェックで正しいか判断できないことがあります。
第三者に読んでもらう
重要な資料の場合は、自分だけでなく別の人にも確認してもらうと効果的です。
作成者本人は文章の内容を知っているため、間違いを見落としやすいからです。
PowerPointの誤字・脱字チェックまとめ
PowerPointで誤字・脱字をチェックする場合は、スペルチェックだけに頼らず、複数の方法を組み合わせることが重要です。
まずは「校閲」タブからスペルチェックを実行し、機械的に検出できる問題を修正します。
その後、
- 文章を目視で確認する
- 脱字を確認する
- 数字を確認する
- 表記ゆれを確認する
- 固有名詞を確認する
- スライド一覧で全体を見る
- スライドショーで最終確認する
といった手順でチェックすると、ミスを見つけやすくなります。
特に重要なプレゼン資料では、「自動チェック→目視チェック→スライドショー」の3段階で確認するのがおすすめです。
PowerPointの自動チェックでは見つけにくい脱字や数字の間違いもあるため、最後は必ず人間の目で確認しましょう。
